Interfaccia Windows facile da usare
Si integra con Windows, un'interfaccia familiare a qualunque utente. L'archivio dei documenti appare come un disco virtuale ed è possibile trascinare documenti con drag & drop, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso M-Files.
Controllo totale dei Vostri documenti
Le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati a modifiche simultanee
Preserva le versioni precedenti dei documenti in maniera automatica
Registra un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti
Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e dei numeri progressivi
Risparmio del tempo
Ogni giorno grazie alla ricerca immediata e le viste dinamiche M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce Si possono vedere dinamicamente i documenti in qualunque struttura verticale, a scelta M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili.
Indipendenza dal luogo di lavoro
Veloce anche su connessioni remote
Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica
Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti MAC e Linux
La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti
Sicurezza
Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell'errore umano Compatibile con Active Directory Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente il backup di tutti i dati.
Collaborazione e WorkFlow
Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati
Semplici attività per collaborazione ad hoc
Funzionalità base o avanzate per WorkFlow di processi normali
Strutture dati personalizzabili
M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli Oltre ai documenti M-Files può gestire qualunque tipo di struttura dati.
Installazione ed implementazione semplice
Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale senza costi eccessivi
Trascinamento dei file esistenti su M-Files
Non richiede personale IT dedicato
Servizio di consulenza professionale
Connessione a sistemi di terze parti
È possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM software gestionali ecc.
Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete
Caricamento dei documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione
Importazione messaggi e-mail direttamente dal server di posta
Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazioni particolari
Integrazione con altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file
M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc
M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc